La gestión de la búsqueda, selección, contratación y desarrollo de las relaciones con los proveedores logísticos adquiere un dimensión más especializada.

El perfil profesional de comprador de transporte ha emergido recientemente como un puesto de trabajo más especializado en el sector logístico. Tanto en un entorno industrial como en un entorno específicamente incrustado en el party logistics (PL – mercado de subcontratación logística). Distinto a las personas con la máxima responsabilidad directiva y distinta a la figura jurídica del Gestor de transporte.

Me parece oportuno recordar que el Gestor de transporte es un profesional de existencia obligada en empresas de transporte que deseen ser titulares de una autorización de transporte público y para aquellas que deseen realizar intermediación en la contratación del transporte mediante la licencia de operador de transporte (OT)

El Real Decreto 70/2019, de 15 de febrero, por el que se modifican el Reglamento de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres…, establece en la LOTT el nuevo texto del artículo 112 en el que se fijan las funciones de debe desarrollar.

La gestión de la compra de transporte no consistiría solo en la contratación de esta fase logística, sino en el conjunto de actividades y operaciones que deben desarrollarse para asegurarse la disponibilidad del servicio externo de transporte, aquellas demandadas por los procesos logísticos de la cadena de suministro. Por tanto, requiere manejar todas las tipificaciones del transporte nacional e internacional. Debe servir de puente entre el ámbito interno y externo de la organización en materia de transporte.
Las empresas de transporte venden dos aspectos clave: disponibilidad y seguridad. En algún lugar del organigrama de un fabricante, distribuidor u operador, hay que situar a ese puesto de trabajo especialista. Desde donde entienda de verdad los elementos de confianza vinculados a la disponibilidad y a la seguridad, conectándolos con la estrategia comercial de la empresa y orientada hacia los clientes para los que se trabaja.

Con la compra de servicios a proveedores log´ísticos estaríamos hablando de un concepto mucho más amplio que la función de gestionar el transporte o la propia actividad de contratación del proveedor.
Implica por tanto cómo gestionar las contrataciones del transporte; de qué forma la gestión de los proveedores logísticos (operadores, transportistas, transitarios, agentes de aduana) contribuye a la consecución a la estrategia logística de la empresa. Con qué herramientas y métodos se va a defender la gestión exclusiva de este tipo de proveedor.

Abarca tanto la detección y planificación de las necesidades de la logística de distribución como la propia contratación y negociación directa con el proveedor. Por tanto, estaría actuando como un agente de aprovisionamiento de servicios, pero circunscrito a la gestión de la distribución escalonada y los intercambios internacionales. La comprobación de que los servicios de transporte se prestan según las condiciones pactadas, forma parte de sus funciones.

Fases de la compra de transporte

5 son las etapas que se proponen durante la compra de transporte.

1. Planificación: conocimiento detallado de las necesidades logísticas de la empresa y determinación de las condiciones para satisfacerlas.
2. Preparación:
   • Investigación de la oferta del mercado.
   • Preselección de proveedores potenciales.
   • Petición de ofertas.
3. Realización:
   • Análisis y comparación de las ofertas recibidas.
   • Calificar a los distintos tipos de proveedores y operadores.
   • Negociación con los emisores de las ofertas.
   • Elección del proveedor.
   • Contratación del transporte según las fórmulas de comercialización del sector: en exclusividad, transporte continuado, transporte sucesivo o a precio alzado.
   • Conformación de los contratos de transporte.
4. Seguimiento:
   • Vigilancia de que los servicios de transporte se adecúen a los tipos de pedidos y cargas, como es por ejemplo la esfera de la sujeción de la carga o el cumplimiento de la normativa según la naturaleza de la mercancía (temperatura, peligrosidad, fragilidad, higiene, dimensiones…)
   • Control cuantitativo y cualitativo de las condiciones pactadas.
   • Reclamación formal de los términos contractuales.
5. Operaciones:
   
   • Adecuación de los costes de transporte según el tipo de operación comercial.
     • Tamaño del pedido.
     • Ámbito territorial: nacional, comunitario e internacional.
     • Escalonamiento del flujo de pedidos: transporte primario, de aproximación y capilar.
     • Aseguramiento físico y jurídico de la mercancía.
   • Coordinación de los requisitos de intermodalidad o multimodalidad de las operaciones comerciales con los agentes subcontratados.

Sería difícil sintetizar la labor del comprador de transporte, pero sin duda tiene que cumplir un objetivo: conseguir la mejor gestión al mínimo coste posible. A todo ello se enfrenta con tres mecanismos de gestión principales:
1) La propia contratación del operador o transportista:
• Establecer las condiciones de negociación.
• Establecer la metodología de valoración de ofertas y proveedores.
• Establecer el programa de evaluación constante de los proveedores, con el que controlar el cumplimiento de las condiciones pactadas.
2) Fijar objetivos por periodos y definir los medios disponibles para alcanzarlos.
• Establecer la revisión de la consecución de los objetivos marcados.
3) Confeccionar el presupuesto anual dedicado a la externalización de la logística.

¿Por qué está justificada la figura del Comprador de Transporte?

Mediante la siguiente tabla se resumen las tendencias de presente y futuro en el entorno del mercado logístico. Algunas llevan asentadas varias décadas y evolucionando. Otras forman parte de los nuevos paradigmas de contratación del transporte, sobre todo del transporte de mercancías por carretera y la situación del transportista cuando es contratado por la intermediación.

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Para el establecimiento de una estrategia de compra de transporte sería recomendable componer una categorización de los servicios de transporte demandados por los procesos logísticos.

La compra de un servicio de transporte empieza cuando se busca fuera de la empresa y finaliza cuando se cumplen los términos contractuales con el proveedor, es decir, los derechos y obligaciones en el seno del contrato. La temporización de los contratos de transporte es importante por este aspecto, y de ahí que las siguientes categorías pueden sentar las bases para crear un esquema de contratación más eficiente.

1. Transcendentales: tienen gran influencia en el beneficio y acarrean riegos importantes. Requieren una buena planificación.
2. Cuello de botella: afectan poco al beneficio pero los riesgos son altos. Requieren altas dosis de negociación y flexibilización de las gestión de las operaciones.
3. Primarios: poseen un alto influjo en los beneficios pero los riesgos son bajos. Requieren altos controles con constancia y seguimiento.
4. Superficial: se entienden como no críticos, poco riesgo y poca influencia en los costes. Requieren estandarización.

La responsabilidad de la función del comprador de transporte es diversa, afecta a varias áreas de gestión:
• Carácter administrativo, permite la organización de la fase logística de transporte según el tipo de operación y el procedimiento que haya que aplicar.
• Carácter técnico, permite poseer un conocimiento profundo del valor añadido ofrecido por los proveedores.
• Carácter comercial, permite mantener un contacto continuo con proveedores reales y potenciales, para investigar mejores condiciones de negociación y nuevas vías de contratación.
• Carácter financiero, permite valorar el impacto del coste del transporte en las ventas implicadas y en qué medida el apalancamiento operativo del transportista no perjudique a todas las partes de un contrato de transporte.
• Carácter económico, permite establecer un control de gestión con el ánimo de obtener beneficios reduciendo costes, pero sin dejarse a sujetos por el camino en su misma necesidad de progreso, mejora y buenos resultados. Por tanto, entendiendo el precio de transporte como un intercambio real de ofertas y demandas.

Con esta base estratégica y operacional, los tipos de servicios de transporte contratados serán:
a) Únicos: un transportista para una operación concreta, o varias operaciones con las mismas características logísticas que se repiten en el tiempo mientras estas no se vean alteradas.
b) Múltiples: varios transportistas a los que se acude en función de las tarifas concertadas y condiciones de contratación estables, donde ajustar la mejor combinación posible a cada operación logística.
c) Duales: dos o más transportistas son responsables al mismo tiempo de prestar el servicio bajo la coordinación de la función de compra del transporte.
d) Multilaterales: varios transportistas son responsables de prestar el servicio pero cada uno de ellos es autónomo en la cadena de contratación del transporte.

Procesos de negociación end to end

Si una de las funciones del comprador de transporte es la identificación de oportunidades de mejora de costes en la fase logística del transporte de la mercancía, el tipo de negociación deberá ser colaborativa. Está basada en posiciones yo gano/tú ganas. Se elimina la confrontación para que todas las partes se queden satisfechas con el acuerdo final.

El modelo end to end tiene la finalidad de producir un impacto positivo en todos los sujetos que participen en los flujos de pedidos y en los flujos de información. Por tanto, durante el proceso de negociación se incluirán aspectos como la integración de diferentes departamentos y profesionales en la programación de las operaciones: eslabones necesarios para que todas las partes alcancen sus objetivos empresariales.

Para más información sobre habilidades del comprador de transporte…

Fase de preparación y los pliegos RFQ (Request for Quotation o Solicitud de oferta presupuestada)

El comprador de transporte deberá manejar durante la fase de preparación de sus compras las solicitudes RFI, RFQ y RFP.

Los términos de un modelo de valoración de propuestas de proveedores tienen la finalidad de hacer una selección de proveedores objetiva y basada en hechos. Mediante este sistema de relación con los proveedores se eliminan:

• Arbitrariedades.
• Ofertas convencionales sin profundización en las necesidades planteadas.
• Actitudes subjetivas e inmotivadas.

Responsabilidades de un comprador de transporte

A continuación se presenta una relación tipo de las tareas que componen la función de este perfil profesional:

• Búsqueda de proveedores de transporte, negociación y gestión de compras de transporte, tanto a nivel nacional como internacional (cargas completas y fraccionadas)
• Evaluar las ofertas recibidas en términos de calidad, coste y plazo e impulsar la negociación con proveedores y clientes, como apoyo técnico al Departamento Comercial.
• Colaboración directa con el Departamento de Operaciones para garantizar las especificaciones y procesos, ya sean del cliente como internos, en su debido cumplimiento.
• Optimización de tráficos regulares para la consecución de ahorro (gestión de planificación de rutas regulares).
• Desarrollo y actualización de la metodología interna para fijar precios.
• Realización de auditorías anuales a proveedores de transporte.
• Cobertura a las diferentes agencias, ya sea para brindarles apoyo en flujos esporádicos como para la implementación o modificación de tráficos regulares.
• Homologación de proveedores a través de un método propio.
• Seguimiento y validación de cambios operativos realizados en tráficos regulares.
• Visitas a proveedores de transporte con el objetivo de maximizar la competitividad a la hora de participar en nuevos proyectos, ya sea en términos de precios de compra como en capacidad operativa.

Conocimiento que debe manejar un comprador de transporte

La siguiente lista de conocimientos que requiere este perfil profesional bien podrían considerarse esferas de capacitación para convertirse en un excelente comprador de transporte.

• Determinación de las ventajas e inconvenientes de los diferentes modos y medios de transporte.
• Normativa de contrato de transporte en todos los modos de transporte.
• Formalización y gestión de las operaciones de transporte nacional e internacional.
• Cadena de contratación en el transporte de mercancías por carretera.
• Escalonamiento de la logística de distribución.
• Nociones sobre gestión administrativa del comercio internacional e interpretación de los INCOTERMS 2020.
• Elementos que garantizan la integridad y el tráfico de las mercancías.
• Secuenciación de las fases de la cadena del transporte.
• Tramitación de los seguros de mercancía.
• Diseño de las operaciones internacionales en sus tres variantes según la selección de los diferentes modos de transporte: unimodal, intermodal y multimodal.