Se ha definido al flujo de entrada de materiales, productos o mercancías, como aquellas actividades operativas que tengan que ver con la recepción de los mismos en un almacén. El otro gran grupo de procesos operativos en que se divide un almacén son aquellos relacionados con los flujos de salidas de mercancías.

La jerarquía y categoría del proceso de recepción se encuentra ligada al ciclo de compra, por tanto para el sistema de gestión interna de una organización es la forma de integrar subprocesos logísticos.

La procedencia del objeto de recepción es diversa, variará según actividades económicas, naturaleza de los materiales o tipo de cadena de suministro:

  1. Fábrica.
  2. Canal de distribución.
  3. Bróker.
  4. Importador.
  5. Proveedor: mayorista o minorista.
  6. Traspasos de existencias a lo largo de la cadena logística.
  7. Devoluciones de venta.
  8. Retorno de determinados bienes: servicios postventa y logística inversa.

El proceso de recepción en almacén, posee unas claves propias de funcionamiento y operatividad, incluso en fases anteriores a las siguientes con las que se agrupa:

1.      posicionamiento de los medios de transporte,

2.      desestiba y descarga de la mercancía,

3.      verificación y control de las unidades de carga según las unidades de compra del pedido realizado,

4.      control de calidad (cantidades, características y propiedades),

5.      emisión del documento de entrada en almacén con los rechazos considerados,

6.      manipulación o reacondicionamiento para consolidar o desconsolidar en función de si es necesario modificar la unidad de carga a una unidad de consumo o venta diferente,

7.      traslado y ubicación física a la zona de almacén designada,

8.      comunicación definitiva al resto de departamentos del registro actualizado de existencias y estado de las ubicaciones.

  La jerarquía y categoría del proceso de recepción se encuentra ligada al ciclo de compra, por tanto para el sistema de gestión interna de una organización es la forma de integrar subprocesos logísticos. Los distintos departamentos se encuentran permanentemente interconectados por un proceso que requiere la intervención de inicio, ejecución o finalización de personal con distinta función y responsabilidad pero con un objetivo común.

Vincular el proceso de recepción simplemente a la gestión del almacén, incrustándole las actividades y tareas relacionadas anteriormente, impide elevar el rendimiento logístico de la empresa, puesto que parcializa todo el flujo de materiales o mercancías.

Claro que la recepción en almacén es el primer proceso en un almacén, pero a nuestro juicio debe concebirse completamente separado de los procesos inmediatos que le seguirían, definiendo por supuesto en qué secuencia se supedita y qué outputs los vincula. Los cuáles describiríamos en su ficha de proceso como:

·        Descarga y control:

  • Operación de desestiba y descarga de la mercancía emplazada en el medio de transporte y su movimiento hasta la zona de maniobra, incluso de reserva o retención, designada en el almacén.
  • Operación de traslado manual, mecánico o automático de la mercancía hasta la zona correspondiente de depósito.
  • Revisión de todos los requisitos documentales y físicos de la mercancía.
  • Confirmación de la mercancía que pertenece al stock o a otro tipo de existencia.

·        Traslado y ubicación:

  • Movimiento de la mercancía según su unidad de carga desde las zonas de descarga, retención o reserva hasta el espacio o lugar determinado en el almacén.
  • Adaptación de la unidad de carga a la unidad de almacenamiento en el momento de la ubicación.
  • Diferenciación de la mercancía con ubicación fija y con ubicación aleatoria: cada familia y grupo de productos disponen de una zona fija.

¿Cómo se identifica la recepción de mercancía en una ficha de procesos de la logística interna?

Se concibe como la parte administrativa del sistema de gestión logístico. Anterior a los aspectos físicos del manejo manual o mecánico de la mercancía presentada. Inicio de la labor del personal de almacén, pero consecución del inicio del proceso en un momento anterior.

Si se realizara una ficha de este proceso quedaría descrito de la siguiente manera:

§  Tipo de proceso: Gestión.

§  Responsables del proceso: Área de compras y jefatura de almacén.

§  Misión:

o   Recibir físicamente y registrar informáticamente la entrada de la mercancía aprovisionada, con lo que se garantiza su conformidad para ser contabilizada como existencias internas y avalar la propiedad de la misma.
o   Tarea administrativa para la aceptación de la entrada de una mercancía.

§  Alcance: Mapa de procesos del flujo de materiales / Matriz de procesos / 01 Proceso de recepción.

§  Enfoque: Gestión logística integral.

§  Inicio del proceso: Creación del pedido de compra al proveedor o emisor.

§ Fin del proceso: Introducción de la fecha real de entrada de todos los pedidos y de todos los artículos.

§  INPUTS: Pedido a proveedor / Planificación de la llegada de la mercancía entre Compras y Almacén.

§  OUTPUTS: Contabilización de todas las entradas / Correcta trazabilidad del producto / Detección de productos no conformes.

§  Procesos predecesores: Evaluación y seguimiento del proveedor / Control y verificación de requisitos de calidad / Traslado y ubicación de los productos.

§  Documentación: Pedido a proveedor / Albarán de compra / Confirmación de pedido del proveedor / Solicitud de cita / Albarán de entrega del proveedor / Packing list / Documento de transporte / Albarán de entrada en almacén.

§  Barreras para el éxito:

– Falta de comunicación entre Compras y Almacén para sopesar el tamaño de los pedidos, su plazo de entrega y la capacidad de almacenamiento

– Fichas de artículos mal creadas, con falta de datos o datos incorrectos: EAN, nº de serie, ref., dimensiones…

– No realizar un riguroso control y verificación de la mercancía recibida.

– No introducir correctamente las fechas de entrada.
– No registrar incidencias ni evaluar al proveedor.

§  Puntos de control: Pedidos pendientes de citar, recibir o cerrar / Comunicaciones pendientes de leer / Nota de entrada o partes de recepción con cita dada / Incidencias generadas (Emitidas Dpto. Compras)

§  Indicadores: Pedidos perfectamente recibidos / Nº de artículos con embalaje defectuoso / Entradas diarias por familia de productos / Volumen de compras por unidad de tiempo (€)

§  Seguimiento: Diario y semanal.

¿Cómo se identifica la recepción de mercancía en una matriz de procesos de la logística interna?

La identificación de todas las tareas  y acciones necesarias requiere su enumeración secuencial. Posibilita darle la importancia merecida a este proceso desde un punto de vista de control, capital para el  funcionamiento de toda el área de compras, almacén y ventas. Cualquier retraso (pérdida de productividad), error (mala aplicación de un concepto), fallo (omisión de alguna pauta de trabajo), incidencia (circunstancia que impide que un proceso de trabajo se lleve a cabo según lo previsto), desviación (diferencias detectadas con algún valor de referencia) o no conformidad (incumplimiento de algún requisito predefinido), repercute en el resto de procesos. El flujo de salidas de mercancías podría verse mermado en eficacia, y daría lugar a una situación clara de baja o mala calidad del servicio prestado por la empresa.

En segundo lugar, permite detectar oportunidades de simplificación, modificación, sustitución, integración o eliminación de algunas tareas o grupos de tareas en revisiones periódicas de la operativa o los procedimientos, si estos han sido elaborados. Nuevas disposiciones legales, evolución de los condicionantes de calidad, clientes con nuevas demandas, nuevos productos o servicios en cartera o la posibilidad de introducir nuevas tecnologías o innovaciones en el  ámbito interno, suelen ser los precursores de esas oportunidades. A menudo ineludibles.

DATOS MAESTROS
1.   Ficha de proveedores – Información suficiente para su seguimiento y evaluación:
a.       Logística: cumplimiento de los términos y condiciones de venta.
b.       Financiero: proceso de facturación, formas y medios de pago, y financiación
2.   Ficha de artículos – Información necesaria:
a.       Gestión de almacén: Trazabilidad (Código EAN, número de serie, dimensiones y pesos y control mediante la definición de la unidad de compra)
b.       Gestión de stock: Requisitos de calidad de la mercancía, Stock mínimo, Plazo de aprovisionamiento y plazos de entrega.
c.        Propiedades de los productos para su control hasta su venta o baja del stock:
·         Fecha de obsolescencia y caducidad.
·         Unidad de carga y Unidad de almacenamiento.
·         Orden de flujo de salida: lo primero que entra es lo primero que sale (Expiración garantías y caducidad)
ORDEN DE COMPRA
3.     Necesidad de compra y tamaño de los pedidos según:
a.       Sistema de reposición definido para cada marca, familia de producto y grupo.
b.       Ficha de pedido/Parte de situación realizada por Almacén si detecta: ritmo de reducción de existencias elevado, stock agotado, productos obsoletos o artículos sin rotación.
c.        Acciones periódicas o puntuales de publicidad y mercadotecnia.
d.       Previsión de demanda mediante análisis compartido con la red de tiendas e histórico de movimientos.
e.       Disponibilidad de espacio – Tasa de ocupación zonas de almacenaje.
PEDIDO de COMPRA a PROVEEDOR
4.   Creación del pedido de compra en la base de datos: artículos, nº de artículos, precios y cantidades.
5.   Comunicación del pedido de compra al proveedor: teléfono, email o nota a delegado [OPCIÓN PROGRAMACIÓN DE PEDIDO PARA DOTACIONES o PUNTO DE PEDIDO]
6.   Adecuación del pedido de compra tras respuesta y confirmación de disponibilidad del proveedor: depurar información inútil hacia Almacén.
7.   Planificación junto a responsable de Almacén de la llegada de dicha mercancía: Medio de transporte y volumen de mercancía.
PREPARACIÓN DE LA RECEPCIÓN
8.     Solicitud de cita del proveedor/operador logístico.
9.     Comprobación del albarán de entrega del pedido de compra: solicitud en caso de no ser enviado. Conocer medio de transporte
10.   Revisión y cuadre de datos entre albarán de entrega y pedido de compra: toda discordancia se comunica a Dpto. de Compras.
– Repetición Paso 6.: Adecuación pedido de compra tras respuesta y confirmación de disponibilidad del proveedor: depurar información inútil hacia Almacén.
11.   Proporcionar CITA a proveedor/operador logístico: FECHA ESTIMADA DE ENTRADA para conocimiento de la cadena logística.
12.   Creación del PARTE DE RECEPCIÓN – Datos fundamentales: Proveedor/Nº pedido/Código EAN/Nº de serie/Ubicación/Stock
13.   Revisión diaria de las CITAS registradas y el cumplimiento de fecha del proveedor: no cumplimiento de la fecha estimada será comunicada en forma de incidencia al Dpto. de Compra para  su seguimiento y evaluación.
REGISTRO DE ENTRADA
14.   Anticipación a la recepción según Paso 7: Medio de transporte y volumen de mercancía. Ajustar y asignar las tareas a los operarios.
15.   Dar entrada informática a la mercancía física autorizada mediante los lectores de código de barra: Notificación de incidencias a Dpto. de Compras cuando exista un fallo en los datos maestros del artículo. INTRODUCIR FECHA REAL DE ENTRADA para conocimiento de toda la cadena logística.
16.   Crear ALBARÁN DE ENTRADA.
17.   Comprobar PENDIENTES DE SERVIR de la mercancía de llegada: posicionar directamente en zona de expediciones según su ruta de reparto.
18.   Registro y notificación de incidencias al Dpto. de Compra (según tipificación de incidencias creadas) para el seguimiento y evaluación de los Pasos 1 y 2.

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En este momento se proporcionan los INPUTS fundamentales para una mejor gestión del almacén durante los siguientes procesos.