La gestión documental que acarrea hacer efectivas las coberturas sujetas en el seno de contratación de un seguro se inician desgraciadamente ante la aparición de un siniestro durante la prestación de los distintos servicios de transporte de mercancías.

Cuando ocurre un hecho siniestral, a menudo se presentan dudas y preguntas, tanto para asegurados como para aseguradores. Es decisiva la  importancia de tomarse con responsabilidad los compromisos declinados en un contrato de seguro.

El siniestro está relacionado con el riesgo asegurado, ya que el primero es la concreción del segundo.

Por lo tanto, el siniestro es el hecho que hace materializarse el riesgo, es decir, da lugar a que el objeto o el sentido del contrato de seguro surta los efectos oportunos.

1. Identificar el siniestro requiere inquirir y conocer las causas y sus consecuencias (principio de indemnización) Durante la investigación se trabaja al menos con los siguientes tipos de causas, de acuerdo al análisis previo de los factores de riesgo presentes en un determinado proceso, actividad o servicio. Conociendo los factores de riesgo, es posible determinar si están presentes, si están activos y si aumentan la probabilidad de que el efecto ocurra. De esta forma se dota a los métodos de gestión de una mayor capacidad para controlar aquellas circunstancias imprevisibles o cuyas consecuencias no pueden estimarse, bajo el criterio de calidad de que hablarle a los clientes, a los acreedores, a los proveedores o a los inversores, de imponderables, es siempre un déficit profesional cuando se manejan situaciones problemáticas.
   • Causa suficiente: si el factor de riesgo está presente, lo más probable es que el efecto siempre ocurra.
   • Causa necesaria: si el factor de riesgo está ausente, lo más probable es que el efecto no pueda ocurrir.
2. Iniciar el procedimiento de declaración del siniestro:
   • Principiar el proceso de comunicación, notificando a todos los sujetos o partes con implicación en las causas y en las consecuencias.
   • Recopilación de aquellos registros requeridos por la entidad aseguradora.
   • Puesto que la doctrina dice que incumbe al asegurado, centrarse en cómo probar que el siniestro ha ocurrido bajo las circunstancias conocidas tras la indagación: prueba del siniestro.
     • En este sentido, la jurisprudencia ha precisado que el asegurador se regirá por la “verdad formal”, es decir, con aquélla que considera probado un hecho cuando su existencia es bastante probable como para autorizar a obrar como si realmente existiera.
   • Certificación del daño producido: a menudo mediante el peritaje del mismo por un sujeto autorizado. Lo que conlleva la evaluación de las pérdidas globales.
   • Tomar como pauta durante la tramitación, aquellos plazos de prescripción que están sujetos al inicio y cierre de una reclamación hasta la liquidación del siniestro.

¿Cuáles son las competencias a desempeñar por un profesional de la logística y el transporte con funciones ejecutivas, técnicas y administrativas apropósito de la contratación de seguros?

Todo asegurado está obligado a procurar que el daño causado no se incremente, tomando todas las medidas necesarias con este fin. La aseguradora deberá resarcir al asegurado de todos los gastos en los que incurra por este motivo.

• Tener conocimiento de las gestiones derivadas de las pólizas de seguros del transporte por carretera, obligatorios y voluntarios, para cubrir las responsabilidades de las partes, respetando el procedimiento establecido en la póliza y la normativa vigente.
• Saber diferenciar las circunstancias que exoneran o responsabilizan a los elementos personales que intervienen en las operaciones de transporte cubiertas por pólizas de seguros.
• Conocer las funciones de los distintos departamentos con la función de gestionar la materialización del riesgo, denominado siniestro.
• Conocer los modos de actuación ante la aparición de incidencias, imprevistos o siniestros durante la ejecución de los distintos procesos de trabajo que intervienen en operación logísticas o de transporte, concebidos como puntos críticos.
• Identificar siniestros según su tipología y saber iniciar un procedimiento de reclamación o declaración del mismo en virtud del contrato de transporte y el contrato de seguro si lo hubiere.
• Diferenciar obligaciones y derechos de los elementos personales de un contrato de seguro de daños de determinada mercancía sujeta a un servicio de transporte y actividades auxiliares.
• Asimilar las recomendaciones usuales para evitar la aparición de siniestros, aportadas por entidades aseguradoras, cargadores, porteadores, transportistas, destinatarios y otro tipo de operadores involucrados.
• Identificar las fases de tramitación de un siniestro y la documentación requerida hasta concluir con la pertinencia del pago indemnizatorio.
• Conocer plazos exigidos por la normativa del contrato de seguro a todas las partes durante la fase de declaración de un siniestro.
• Tener claro cuáles son las funciones y competencias del Consorcio de Compensación de Seguros.
• Conocer el alcance del seguro de vehículos cuya suscripción es obligatoria, y el alcance de los seguros de daños, como el de mercancías, ya que el porteador de transporte de mercancías por carretera deberá informar a un cliente, en el momento de contratar un servicio, acerca de la posibilidad de incluir en el contrato una declaración del valor de las mercancías o de un interés especial en su entrega, así como de suscribir un seguro que cubra los daños que las mercancías puedan sufrir hasta el límite de su valor.

¿Cuáles son los principios que dan soporte a la tramitación y liquidación de un siniestro?

1. Principio de celeridad: en el plazo más corto posible.
2. Principio de objetividad: el procedimiento debe poseer exclusivamente un carácter técnico.
3. Principio de transparencia: todas las partes tendrán acceso no restringido ni limitado a toda la información disponible.

¿Cuál es la documentación requerida cuando es la mercancía la que sufre un siniestro?

La acreditación o prueba de este tipo de siniestros se hará mediante la siguiente documentación:

• Carta de porte original. Original y duplicado de la póliza de seguros.
• Copia de la reclamación escrita al porteador y la respuesta del mismo.
• Copia de la hoja de ruta, que permite acreditar por cuenta de quién viaja la mercancía. Listado de contenido por cada bulto que componía la expedición.
• Copia del albarán de entrega, para confirmar el siniestro durante el transporte y no una vez realizada la entrega. En este documento han de figurar las reservas por disconformidad que el destinatario de la mercancía haya realizado a la hora de la entrega, excepto en el caso de que la expedición sufra pérdida o avería total y la entrega no se efectúe, que en este caso no procede indicar la disconformidad.
• Presupuesto o factura pro-forma, que sirve para cuantificar el importe de la indemnización. En este documento se ha de reflejar las unidades, el tipo de mercancías debidamente descritas, el importe o valor de las mismas, etc.
• Factura comercial, es el documento que justifica que el cargo efectuado se ajusta a la pérdida real que ha sufrido el perjudicado sin que exista lucro por su parte. Nos referimos a las facturas del remitente hacia el consignatario correspondientes a la expedición de la mercancía siniestrada.
• Certificado de averías, que sirve para certificar la naturaleza de los daños, las causas, etc. Es un documento que se redacta exponiendo hechos, motivos y circunstancias que han dado lugar al siniestro.

Ya conocemos la documentación a presentar en caso de siniestro, pero ¿cuándo hay que presentarla?
Según se recoge en el artículo 16 de la Ley de Contrato de Seguro, el tomador o tomadora del seguro, o la persona asegurada, o el beneficiario o beneficiaria, deberán comunicar a la entidad aseguradora el acaecimiento del siniestro dentro del plazo máximo de 7 días de haberlo conocido, salvo que se haya fijado en la póliza un plazo más amplio (algo que en muy raras ocasiones sucede). En caso de incumplimiento, la entidad aseguradora podrá reclamar los daños y perjuicios causados por la falta de declaración.

Este efecto no se producirá si se prueba que la compañía aseguradora ha tenido conocimiento del siniestro por otro medio. Desde ese momento, se disponen de 5 días para presentar la relación de contenido de los daños producidos y estimar su alcance.

Sin embargo, existen otra serie de plazos transcendentes durante la fase de liquidación del siniestro. Serían los siguientes: