Es una de las principales consultas por parte del grupo de alumnos y alumnas; inmiscuidos en procesos formativos reglados, no reglados y profesionales para el empleo del área profesional de la logística comercial y la gestión del transporte.

Ser Agencia de Transporte es una forma de constituirse para el ejercicio de la actividad económica relativa al transporte de mercancías por carretera. Por tanto, dispuestas para desarrollar todas las acciones y tareas de:

  • gestión;
  • información;
  • oferta comercial y contratación;
  • planificación y organización de cargas y rutas;
  • y control de los servicios como porteador.

Se obliga frente al cliente a realizar el servicio en nombre propio. Es parte de la terna junto a los transitarios y los almacenistas-distribuidores.

Medios propios o medios ajenos

La obligación de realizar el traslado de las mercancías hasta las instalaciones del destinatario en un vehículo idóneo, es indiferente si se realiza con medios propios o con medios ajenos.

A efectos jurídicos se consideran empresas con medios propios para efectuar el transporte de los envíos. Pero si pretenden especializarse en la intermediación de la contratación de transportes de mercancías por carretera deberán obtener la autorización de operador de transporte.

Ser operador de transporte, otorga la posibilidad de afrontar su obligación con medios ajenos, es decir, contratar total o parcialmente la realización efectiva del transporte. A ese transportista que podrá ser a su vez otra agencia de transporte, o un empresario individual (transportista autónomo) Una decisión estratégica o táctica en función de la gestión de la disponibilidad ofrecida al conjunto de los clientes a los que atender en periodos de tiempo concretos o exclusivos, garantizar la fiabilidad del servicio o tener presencia en zonas geográficas inviables o improductivo.

Funcionar en red o de forma autónoma

Es difícil en la actualidad sobrevivir como agencia de transporte prestando meramente servicios de traslado de mercancías, dada la fusión del enfoque logístico de la distribución entre todos los actores de una cadena de suministro. Sin actividades auxiliares, servicios complementarios y productos de valor añadido, es harto complicado caminar hacia la excelencia (foro interno) o hacia la excepcionalidad (foro externo), por definir brevemente aquellas metas en última instancia. Incluso dirigirse a un segmento de clientes muy ceñido a sus necesidades, tras un proceso estratégico planificado de especialización, pudiera augurar la supervivencia empresarial.

Unirse o pertenecer a una gran red manejada por un captador de cargas (cargador, operador logístico o canal de distribución) es una forma de aumentar la competitividad propia, ya que siempre existirán actividades auxiliares, servicios, tarifas, tipos de cargas, plazos de entrega o ámbitos territoriales inaccesibles. Lo que conlleva la pérdida de clientes que buscarán una alternativa con mayores asistencias, coberturas y prestaciones. Existen incluso posibilidades en las que aun perteneciendo a un red, _ en ella se comercializan determinados servicios para el captador de cargas _, es posible mantener la autonomía de comercializar servicios propios que no se canibalizan entre sí.

La clasificación de clientes y operadores en función del grado de externalización de su gestión logística, nos permite identificar lo que estamos tratando: 1PL, 2PL, 3PL, 4PL y 5PL (recientemente incorporado a esta evolución). Aquellas agencias de transporte que se proponen a un nivel 1PL o 2PL sin pertenecer a una red, tendrán como cliente objetivo a aquellos operadores que ya están proponiendo sus servicios a un nivel 3PL, 4PL o 5PL. (Ver diferencias: https://goo.gl/2sL9B8)

Es recomendable siempre recalcar que la contratación como porteador o la facturación en nombre propio de servicios de transporte sin ser previamente titular de autorización de transporte o de operador de transporte, suponen una infracción muy grave.

Análisis coste-volumen-beneficio (CVB)

Una agencia de transporte decide irrumpir  o progresar en el mercado del transporte de mercancías adhiriéndose a una red, casi siempre debiendo respetar compromisos de exclusividad, confidencialidad o sujetos a determinados niveles de productividad y nivel de servicio.

Optará por ser franquicia, socio capitalista o socio colaborador. Cada estatus con  unas obligaciones y responsabilidades diferentes. En cualquier caso, el fin es ser más competitivo que andando en solitario.

Lo habitual es que haya un departamento de expansión con direcciones territoriales, cuyos directores se encargan de la captación de nuevos miembros. Aquellos que cumplan los requisitos de acceso al mercado y funcionamiento como transportista, deberán postularse con unos argumentos mínimos, los cuales serán técnicamente evaluados según las condiciones propuestas por el captador de cargas. Sobre todo de carácter económico-financiero. El documento emblemático a partir del cual trazar todo el plan de empresa es denominado: tarifa de costes, listado de costes, desglose de costes, tarifa de distribución, etc.

Este quiere decir que del precio unitario de un envío se fracciona en forma de coste de venta e ingreso unitario. Una parte proporcional la recibe la agencia de transporte que recoge o entrega la mercancía: colaborador necesario. Otra parte es el margen de contribución para la agencia del cliente. La última parte se denomina ‘arrastre’, y es aquella que percibe el captador de cargas (activo realizable principal)

Un análisis mínimo, que se basa en el estudio del punto de equilibrio (umbral de rentabilidad), consiste en conocer el volumen de ventas necesario (nivel de actividad en el caso de la logística y el transporte) que permite cubrir todos los costes de la empresa. Orienta básicamente la política de ventas y los objetivos.

Se suele realizar estudiando los costes fijos que corresponden a un periodo: diario o mensual. En ese período han de ser absorbidos por el nivel de actividad. Este método, para el caso que estamos tratando, acrecienta sus limitaciones:

  • Los costes de explotación de los vehículos se obvian, cuya estructura de costes es la base fundamental de la tarifa. Lo que ocurre es que la tarifa no ha sido elaborada así. No ha surgido como deducción de los costes por kilómetro convertida a una unidad de facturación típica: peso, volumen, bulto o distancia.
  • No todos los costes fijos se mantienen lineales a superiores niveles de servicio o ampliación de zonas, prestaciones o cartera de clientes.

En este terreno, consideramos, es preciso cambiar la orientación de estos análisis entre los responsables de las agencias de transporte y los responsables de los departamentos de expansión. Para incrementar el alcance de este análisis, es probable que haya que avanzar en el enfoque: sistema de costes ABC. O lo que es lo mismo, imputar costes según actividades y procesos. Identificar las distintas actividades que son desarrolladas en el seno de la empresa y conocer cómo los distintos servicios consumen estas actividades.

Será en otro momento cuando profundicemos en este modelo. LOGISDIDACTICA ha elaborado una herramienta específica basada en el sistema de costes ABC para una agencia de transporte con vocación de pertenencia a una red de franquicias, socios o colaboradores.

De momento con la siguiente infografía desarrollamos un ejemplo de BPE típico y corriente para una agencia de transporte.