Entender desde la óptica logística cuáles son las diferencias entre aprovisionamiento y compras, es la perspectiva más adecuada para encontrar los planos y matices que durante la toma de decisión, la realización de funciones o la ejecución de tareas existen entre ambos conceptos.

Es bastante habitual confundir ambos términos, sobre todo debido a la abstracción de la fase de aprovisionamiento, ya que no tiene por qué estar circunscrita a un determinado departamento o cargo.

El aprovisionamiento es una de las primeras fases de la cadena logística. Con antelación a las etapas de producción y de almacenaje, es necesaria la adquisición de productos y materiales.

A partir de este concepto, la función del aprovisionamiento podría definirse como el conjunto de actividades que desarrollan las empresas para asegurarse la disponibilidad de los bienes y servicios externos que le son necesarios para realizar su actividad económica.

Por tanto, nos estamos refiriendo desde la detección y planificación de necesidades hasta la adquisición de los productos y materiales, teniendo conocimiento documentado de que las condiciones pactadas y las necesidades internas han sido cubiertas. Es un área de gestión integral.

Sin embargo, las compras, o gestión de las compras, tenemos que considerarlo como el proceso de trabajo de la fase de aprovisionamiento. Desde la búsqueda del producto o material hasta la valoración del proveedor durante el vínculo contractual.

La función de compras es menos abstracta. Su objetivo es cubrir las necesidades de compra de acuerdo a los parámetros de decisión definidos como estrategias o planes. Se encarga de la organización, previsión y control de los lineamientos marcados por la política de aprovisionamiento:

Mapa conceptual del proceso de compras.

  • Operaciones preparatorias del pedido de compra.
  • Búsqueda y selección de proveedores de acuerdo al producto especificado.
  • Petición y valoración de ofertas comerciales.
  • Negociación de la compra, el contrato y los pedidos futuros.
  • Seguimiento y control de cada pedido de compra.
  • Definición de la calidad de las compras dado el impacto en la contabilidad de la empresa por el desembolso y la acumulación de existencias.

Objetivos de las operaciones de aprovisionamiento:

  • Realizar una previsión de necesidades.
  • Adquirir los materiales necesarios para la producción.
  • Comercializar y vender sus productos.
  • Gestionar el almacenamiento de sus mercancías, fijando los stocks mínimos de cada artículo.
  • Controlar los inventarios y gestionar los costes que se imputan a cada uno de ellos.

Objetivos de las operaciones de compra

  • Analizar las tendencias del mercado.
  • Estudiar los envíos de los proveedores.
  • Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
  • Conseguir en el momento preciso, la calidad adecuada, en la cantidad correcta, al precio justo y del mejor proveedor.
  • Tratar de optimizar los costes de gestión.
  • Trabajar en coordinación con el resto de departamentos para atender sus necesidades.

Para profundizar en sus diferencias, LOGISDIDACTICA ha desarrollado el símil de la despensa para mejorar la comprensión.

«Imaginemos que tenemos que iniciar una dieta por el motivo que fuera. Nos enfrentamos por tanto a definir lo que vamos a comprar en el supermercado a partir de ese momento, y a cómo afecta esto a la despensa y al bolsillo, es decir, al presupuesto semanal para la cesta de la compra y al espacio que tenemos para almacenar los productos.

Tomamos la determinación de incorporar a nuestro desayuno un vaso de leche semi-desnatada, ya que la especificación técnica o facultativa de mi nuevo régimen alimenticio define que debe ser así. Si hacemos el correspondiente paralelismo, es una decisión que le compete a la fase de aprovisionamiento, igualmente el descarte de otros productos no adecuados. Haciendo la previsión de mi consumo, sabría reconocer la magnitud de lo que voy a consumir semanalmente, por ejemplo. Dicho control, sería una función del departamento de compras, quien también fue el que decidió la marca comercial, el formato más óptimo o el material del envase más conveniente de acuerdo a mi forma de consumir, gustos y propiedades presentadas por el fabricante en su producto.

Los máximos y los mínimos de presupuesto para cada semana según los ingresos familiares mensuales, y los máximos y mínimos de existencias almacenadas, en función del espacio que se dispone en la despensa y la capacidad financiera, corresponde a la fase de aprovisionamiento. En ese marco, definirá el departamento de compras el comportamiento de las compras con la lista de la compra, incluso podrá intervenir en el comportamiento del consumo según las veces que desayunamos, si todos los días se gastan los mismos mililitros, la fecha de caducidad y el plazo hasta la siguiente vez que vayamos al supermercado.»

En la siguiente infografía se pretende describir la función de aprovisionamiento y compras, usando el símil de la despensa para matizar sus diferencias.